Mitä prosessiautomaatio maksaa ja mitä se säästää

Yksi selvärajainen automaatio kustantaa tyypillisesti 1–3 päivää työtä, eli muutamia tuhansia euroja. Se maksaa itsensä takaisin, jos automatisoitava työ toistuu vähintään viikoittain ja viisi minuuttia menee siihen joka kerta. Kalliiksi tulevat ne automaatiot, jotka rakennetaan epäselvään prosessiin tai jätetään ilman ylläpitoa.

Tämä juttu kertoo, mistä hinta oikeasti muodostuu. Luvut ovat omasta työstämme: olemme rakentaneet kymmeniä automaatioita omiin yhtiöihimme ja asiakkaille, ja osa niistä on ollut virhe.

Laske ensin, kannattaako mitään automatisoida

Ennen kuin kysyt hintaa, laske takaisinmaksu. Se on karkeaa matematiikkaa mutta riittää päätökseen.

Esimerkki. Tarjousten kokoaminen vie kaksi tuntia, se tehdään neljä kertaa kuussa, ja tekijän tuntikustannus sivukuluineen on 50 euroa. Se on 400 euroa kuussa eli 4 800 euroa vuodessa. Jos automaatio vie kaksi päivää rakentaa, se on maksanut itsensä takaisin neljässä kuukaudessa.

Toinen esimerkki, jossa vastaus on ei. Sama työ tehdään kahdesti vuodessa. Säästö on 200 euroa vuodessa, ja rakentaminen maksaa 1 500. Takaisinmaksuaika on seitsemän vuotta, ja siinä ajassa järjestelmät joihin automaatio nojaa ovat vaihtuneet kahdesti. Älä automatisoi tätä.

Raja kulkee karkeasti siinä, että työn pitää toistua vähintään viikoittain. Harvemmin toistuva työ kannattaa dokumentoida hyvin, ei automatisoida.

Mistä hinta muodostuu

Rakentaminen on harvoin se kallein osa. Tyypillinen jakauma yhdelle automaatiolle:

Vaihe	Osuus työstä	Mitä siinä tehdään
Prosessin selvittäminen	30 %	Miten työ oikeasti tehdään, ei miten sen pitäisi mennä
Rakentaminen	40 %	Varsinainen toteutus
Testaus ja poikkeukset	20 %	Mitä tapahtuu kun syöte on väärä tai puuttuu
Käyttöönotto ja perehdytys	10 %	Kuka valvoo ja mitä tehdään kun se hajoaa

Ensimmäinen kohta yllättää useimmat. Kun kysyt miten jokin työ tehdään, saat vastauksen joka kuvaa ideaalia. Todellisuudessa siinä on kolme poikkeusta, joista kaksi muistetaan vasta kun automaatio on jo rakennettu väärin.

Tästä syystä selvärajainen automaatio on halpa ja epämääräinen kallis. “Automatisoidaan laskutus” on epämääräinen. “Siirretään tuntikirjaukset laskutusjärjestelmään kuukauden vaihteessa” on selvärajainen.

Mitä oikeasti maksaa: ylläpito

Tämä on se kohta josta harvoin puhutaan tarjouksessa.

Automaatio nojaa aina johonkin ulkopuoliseen: sähköpostiin, laskutusjärjestelmään, verkkokaupan rajapintaan, pilvipalveluun. Kun jokin niistä muuttuu, automaatio hajoaa. Se ei ole huonoa rakentamista vaan automaatioiden luonne.

Varaa ylläpitoon noin 10–20 prosenttia rakennuskustannuksesta vuodessa. Jos automaatio maksoi 2 000 euroa, sen elossa pitäminen on 200–400 euroa vuodessa. Se on halpa hinta, mutta se pitää olla jonkun vastuulla.

Mistä kannattaa aloittaa

Kolme paikkaa, joissa hyöty on melkein aina olemassa pk-yrityksessä:

Tiedon siirtäminen paikasta toiseen. Sama tieto naputellaan kahteen järjestelmään. Tämä on helpoin automatisoida ja helpoin perustella, koska säästö on suoraan mitattavissa.

Toistuva kokoaminen. Raportti, kuukausikoonti, tarjouspohja. Tieto on olemassa mutta se pitää kerätä käsin useasta paikasta.

Lajittelu ja reititys. Saapuvat viestit, tarjouspyynnöt, tukipyynnöt. Tässä tekoäly tuo aidosti jotain jota tavallinen automaatio ei: se ymmärtää sisältöä eikä vain sääntöjä.

Ja yksi paikka josta ei kannata aloittaa: asiakasrajapinta. Chatbot on houkutteleva ensimmäinen projekti, koska se näkyy. Se on myös se, jossa virhe näkyy asiakkaalle. Aloita sisäisestä työstä, jossa virheen huomaa ensin oma väki.

Milloin automaatio on väärä vastaus

Kolme tilannetta, joissa kannattaa tehdä jotain muuta.

Prosessi on rikki. Jos työ on hankala siksi että se on huonosti järjestetty, automaatio vain nopeuttaa sekaannusta. Korjaa prosessi ensin, automatisoi sitten.

Työ tehdään harvoin. Käsittelimme tämän yllä. Dokumentoi se sen sijaan.

Työhön liittyy harkintaa joka pitää perustella jälkikäteen. Hinnoittelupäätös, palkkaus, luottopäätös. Näissä tekoäly voi olla päätöksen tukena, mutta päätös pitää jäädä ihmiselle — ja silloin ei ole kyse automaatiosta vaan työkalusta.

Yksi luku joka kannattaa muistaa

Kun laskemme automaation kannattavuutta, käytämme rajana viittä tuntia kuussa. Sen alle jäävä säästö ei yleensä kanna rakennus- ja ylläpitokustannusta, ellei työ ole erityisen virhealtista tai kiireellistä.

Viisi tuntia kuussa on 60 tuntia vuodessa. Se on puolitoista työviikkoa, ja se on riittävän iso että sen huomaa myös kalenterista.